Escrituração de notas fiscais: tudo o que você precisa saber sobre o assunto!

Todas as empresas devem cumprir uma série de obrigações com as autoridades fiscais. Entre elas está a escrituração de notas fiscais que realiza uma espécie de prestação de contas ao Fisco sobre as movimentações, faturamento e impostos a serem pagos.

Atualmente, a escrituração fiscal pode ser realizada digitalmente, por meio do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Como esse é um assunto extremamente importante, montamos este conteúdo completo. Confira!

 

O que é e para que serve a escrituração de notas fiscais?

A escrituração fiscal é o registro formal e padronizado das informações e dos documentos fiscais. Ela serve para comprovar as operações e receitas de compra e venda de mercadorias e dos serviços prestados e tomados. A escrita fiscal é obrigatória para todas as empresas, independentemente do porte e do setor de atuação.

Neste documento devem constar algumas informações básicas, como o registro das entradas e saídas, a apuração e o recolhimento dos tributos e contribuições, a elaboração e a entrega das obrigações acessórias, entre outras.

É por meio da escrituração das notas fiscais que as empresas garantem o envio correto das informações ao Fisco e podem analisar os números para usá-los no planejamento estratégico.

 

Como fazer a escrituração de notas fiscais?

Já deu para perceber que a escrituração das notas fiscais é um assunto de extrema importância, não é mesmo? Como ela deve ser realizada por todas as empresas, nós elaboramos algumas dicas essenciais para esse processo.

 

Notas de entradas e saídas

Na hora de realizar a escrituração fiscal, será preciso registrar todas as entradas e saídas da empresa. Isso porque, cada tipo de entrada conta com uma tributação diferente. Alguns negócios podem ter, por exemplo, direito ao crédito dos impostos, algo permitido para a compra de insumos destinados aos processos produtivos ou comercialização, mas não para a aquisição de mercadorias destinadas ao consumo interno.

É por isso que você deverá escriturar todos os documentos fiscais relacionados à compra e venda de mercadorias, dispondo-os em ordem cronológica e agrupando-os de acordo com as recomendações do Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) – que determina a categoria enquadrada a mercadoria e se existe ou não recolhimento de imposto sobre ela.

As notas fiscais de entrada devem ser escrituradas no Livro de Registro  de Entradas, destinado apenas à entrada de mercadorias, bens e serviços.

No caso das notas fiscais de saída, elas devem ser emitidas todas as vezes que os clientes adquirem determinados produtos ou serviços. As regras para a emissão dessa nota variam dependendo do caso. Para a comercialização de produtos, por exemplo, é preciso a emissão prévia do documento fiscal, uma vez que as mercadorias não podem circular sem as respectivas notas.

A nota fiscal de saída deverá constar dos dados completos de quem receberá a mercadoria ou o serviço, além de identificar o objeto negociado, os valores, os impostos incidentes, a indicação do NCM, as informações de entrega e as condições e valores dos fretes, além da classificação fiscal.

Esse tipo de documento fiscal precisa ser lançado no livro de registro de compras e vendas. A escrituração das notas fiscais de saída deve ser encerrada no último dia de cada período de apuração dos impostos.

 

Notas de serviços prestados e tomados

Os serviços prestados pela empresa também precisam ser registrados porque estão sujeitos à cobrança do Imposto Sobre Serviços (ISS). O registro é obrigatório para as empresas que são contribuintes do imposto. Os serviços sujeitos à cobrança do ISS são regidos pela Lei Complementar 116 de 2003.

Assim como os serviços prestados, os tomados precisam ser registrados, porque podem estar sujeitos à cobrança do ISS.

Com o advento das notas fiscais de serviço eletrônicas adotadas pela maioria dos municípios, não há mais obrigatoriedade da escrituração das notas de serviço de saída, porém há a obrigatoriedade de declarar as notas fiscais de serviços tomados de fora do município e do ISS retido.

 

Quais os erros mais comuns na escrituração das notas fiscais?

Os erros referentes ao preenchimento das informações são os mais comuns, além do desconhecimento das classificações e dos códigos de tributação do governo. São eles:

1)    CST (Código de Situação Tributária): código de 3 dígitos que delimita a tributação do produto e está relacionado ao CFOP;

2)    CFOP (Classificação Fiscal de Operações e Prestações): classifica as notas de entrada e saída para delimitar a categoria do produto, a aplicação de movimento de estoque financeiro e recolhimento tributário;

3)    NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): código de 8 dígitos que identifica a natureza das mercadorias e promove o desenvolvimento do comércio internacional.

Assim, muitos dos erros acabam ocorrendo tanto por inexperiência do funcionário como por erros de cálculo e parametrização nos sistemas, fazendo com que muitas notas acabem sendo emitidas com informações inconsistentes, que pode chamar a atenção do Fisco e acabar resultando em multas.

 

Quais as dicas mais importantes para a escrituração fiscal?

Para que a sua escrituração fiscal seja bem feita, existem algumas dicas que vão facilitar a sua vida. Veja quais são.

Guarde todas as notas fiscais

Ainda que a modernização tenha trazido mais facilidade, o armazenamento dos documentos fiscais continua sendo importante. Como notas fiscais e registros. Esses arquivos podem ser armazenados digitalmente – o que é muito mais seguro, organizado e eficiente do que a guarda dos arquivos físicos.

Para armazenar as notas fiscais eletrônicas, guarde os arquivos XML e os Danfes (representações gráficas das notas eletrônicas). De acordo com a legislação tributária, esses documentos precisam ser armazenados por 5 anos, contados a partir da data de emissão.

 

Emita corretamente as notas fiscais

As notas fiscais devem ser emitidas sempre que houver algum procedimento de saída, como a venda de mercadorias ou a prestação de serviços. Também é importante exigir as notas fiscais de entrada quando adquirir novos produtos ou serviços.

Se alguma nota se perder durante o processo, você poderá recuperá-la no portal da Secretaria da Fazenda usando a chave de acesso da nota fiscal. A guarda dessas notas pode ser realizada da forma como a empresa preferir, tanto em bancos de dados próprios como em sistemas automatizados.

 

Use um bom software de gestão

Mesmo que você tenha o hábito de realizar backups frequentes das suas planilhas, qualquer pane nos computadores da empresa resulta na perda de todos os documentos fiscais do seu negócio.

Por isso, um software de gestão é um aliado tão importante, já que os sistemas mais modernos contam com armazenamento em nuvem das notas fiscais, além do controle da apuração dos impostos, produção de relatórios detalhados sobre as movimentações da empresa, entre outros.

Um sistema automatizado ainda torna mais fácil o acesso aos arquivos, o que facilita na hora de realizar a escrituração das notas fiscais e também na conferência de dados em uma auditoria, além de facilitar o registro diário e o controle tributário e fiscal.

 

SPED

Dentro do SPED há uma divisão chamada de FED (escrituração fiscal digital). É lá que o contador produz os documentos unificando os livros fiscais e o registro de entradas e saídas, apuração dos impostos e inventário.

Toda documentação produzida precisará ser assinada digitalmente para que sua credibilidade seja atestada, evitando fraudes. São muitos os benefícios do uso do SPED, como a padronização das informações declaradas, a simplificação na prestação de contas e a facilidade no acompanhamento por parte do Fisco.

Como você viu, a escrituração de notas fiscais é obrigatória em todas as empresas e precisa seguir algumas regras e orientações. Por isso, é muito importante contar com uma equipe especializada de contadores. Entre em contato e saiba como podemos ajudá-lo!