O SPED contábil começou a ser usado em 2007 em um processo de digitalização do governo. Além do contábil, existem outros tipos de SPED e todos são obrigações acessórias exigidas pelo governo.

Por isso, se você tem uma empresa, é importante entender o que é o SPED contábil e por que ele é tão importante. Siga conosco!

O que é SPED Contábil?

SPED é a sigla para Sistema Público de Escrituração Digital. Essa é uma solução tecnológica para oficializar os arquivos digitais das escriturações contábil e fiscal dos sistemas empresariais, em um formato padronizado e específico.

Podemos entender o SPED como um software disponibilizado pela Receita Federal para todas as empresas, de modo que elas consigam manter e enviar a este órgão as informações fiscais e contábeis (obtidas a partir da escrituração digital da empresa), além de informações previdenciárias, Livros Fiscais, Comerciais e Contábeis, Demonstrações Contábeis etc.

Assim, o SPED contábil é o sistema pelo qual são transmitidos os lançamentos contábeis relacionados a uma empresa.

Devem ser transmitidos por meio do SPED contábil:

• Livro Diário e seus auxiliares, caso haja;
• Livro Razão e seus auxiliares, caso haja;
• Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Para que serve e qual a importância do SPED Contábil?

O principal objetivo do SPED é integrar os fiscos federal, estaduais e municipais, por meio de uma padronização, racionalização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais. O SPED também integra todo o processo relativo às notas fiscais.

Com a informatização, há mais agilidade na relação entre o fisco e os contribuintes, o que proporciona economia de tempo e recursos financeiros, melhorando o controle da fiscalização e trazendo mais legitimidade e qualidade entre as informações trocadas.

A recomendação é que as empresas registrem por meio do SPED contábil todas as transações pertinentes à sua vida contábil. Esses dados devem ser identificados com data, partes envolvidas (CNPJ ou CPF), documentos de registro e classificação contábil – todas essas informações devem ser transmitidas em arquivos eletrônicos para a Receita Federal.

Como funciona o SPED Contábil?

O SPED contábil é uma obrigação acessória exigida pelo governo para as empresas que se enquadram nos regimes de Lucro Presumido e Lucro Real, estando isentas as empresas optantes pelo Simples Nacional.

Para as empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real, a escrituração digital, quando realizada, gera um arquivo que deve ser assinado pelo contador (também de maneira eletrônica) e enviado ao cliente.

O cliente recebe este arquivo e precisa inseri-lo no programa validador SPED Contábil (disponível no site da Receita Federal). Após esse passo, é preciso assinar o arquivo usando o certificado digital e devolvê-lo ao contador que se encarregará de realizar a entrega ao governo.

Os livros contábeis emitidos de forma eletrônica devem ser assinados digitalmente e usarem o certificado de segurança mínima tipo A3. É preciso lembrar, ainda, que o validador é atualizado todos os anos. Então, é preciso usar o validador do ano recorrente.

Desde 2016, a entrega do SPED contábil deve ser realizada até o último dia útil do mês de maio no ano-calendário subsequente ao da escrituração. Esse prazo não pode ser postergado e a não entrega acarreta em multa.

Caso uma informação não esteja certa, o SPED não será validado e nem aceito pela Receita. Por isso, apresentar dados corretamente é fundamental para evitar problemas.

Qual a diferença entre SPED Contábil e SPED Fiscal?

Como dissemos, existem diferentes tipos de SPED. O SPED contábil é aquele que transmite as informações da Escrituração Contábil Digital (ECD), um documento que substitui, em um só arquivo, os livros físicos impressos.

Então, o SPED contábil substitui os Livros Diário, Balancete Diário e Razão.

Já o SPED fiscal é aquele que transmite as informações da Escrituração Fiscal Digital (EFD), um arquivo digital que reúne as informações sobre todos os documentos fiscais de determinado período no qual os impostos ICMS e IPI foram apurados.

O SPED fiscal, portanto, substitui os livros de Entradas e Saídas, usado para apurar os tributos, proporcionando o armazenamento digital dos documentos. Esse SPED é obrigatório para empresas que contribuem com ICMS e IPI.

Lembrando que o SPED contábil é uma obrigação anual e deve ser entregue até o dia 31 de maio. O atraso faz com que a empresa esteja sujeita à multa, que se acumula para cada mês de atraso. Então, para não correr esse risco, é importante contar com o auxílio de um contador experiente.

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