A contabilidade de condomínio é um assunto extremamente importante e que deve ser considerada com bastante atenção. Embora, por lei, seja exigido apenas o registro contábil e não o uso de dispositivos contábeis, é fundamental entender como essa contabilidade funciona.

Se você é síndico ou faz parte do conselho do seu condomínio, esse artigo é fundamental.

O que é contabilidade condominial e de quem é a responsabilidade?

A contabilidade condominial é aquela relacionada ao controle das finanças do condomínio. A principal legislação que traz essa orientação é a Lei 4.591/64, conhecida como Lei do Condomínio.

Essa lei, no seu capítulo VI, artigo 22, parágrafo 1º diz que é uma das responsabilidades do síndico é manter guardada, durante o prazo de 5 anos para eventuais necessidades de verificação contábil, toda a documentação relativa ao condomínio.

Assim, a obrigação do síndico ou da administradora não é, exatamente, executar os serviços contábeis, mas manter a posse dos registros comprovantes das movimentações financeiras.

O mesmo artigo ainda explicita que é da competência do síndico prestar contas à Assembleia Geral – sem determinar, no entanto, que ela seja realizada nos moldes oficiais contábeis.

O Código Civil, em seu artigo 1348, também determina a competência do síndico em prestar contas todos os anos ou quando for exigida, junto da Assembleia Geral.

Contador

Legalmente, não é obrigatória a contratação de um contador habilitado no Conselho Regional de Contabilidade ou Conselho Federal de Contabilidade para o condomínio. Qualquer pessoa com conhecimento técnico pode realizar essa contabilidade. Assim como não há determinação legal de que o condomínio com CNPJ necessite de um contador.

Contudo, ao dispor de um profissional habilitado, você, como síndico, poderá se tornar mais tranquilo e confiante de que a contabilidade de condomínio está sendo feita de forma adequada, garantindo a transparência e a confiança da sua gestão.

Como fazer a contabilidade de condomínio?

Está cheio de dúvidas sobre como fazer a contabilidade de condomínio? Organizar os documentos e ficar atento às obrigações tributárias são pontos fundamentais. Veja as dicas que separamos.

Documentos fiscais

A organização e manutenção dos documentos fiscais é uma obrigação do síndico. Além disso, dispor dessa documentação de forma organizada é o primeiro passo para uma ótima administração financeira.

De acordo com a previsão legal, os documentos fiscais precisam ser mantidos por, no mínimo, 5 anos. Estamos falando de documentos como:

• prestação de contas anual;
• demonstrativos de receitas e despesas dos últimos 5 anos;
• apuração das contas da gestão anterior;
• contas mensais;
• contratos com prestadores de serviços e empresas de manutenção de elevadores, limpeza de caixa d’água, piscina e também da administradora;
• inscrição do condomínio na Receita Federal (cartão do CNPJ);
• escrituração contábil;
• documentos fornecidos pela construtora ou incorporadora (manual do proprietário, auto de conclusão, alvarás etc.);
• plantas;
• documentação trabalhista e guias de recolhimento do FGTS e INSS;
• contrato do seguro;
• notas fiscais, manuais e certificados de garantias de elevadores, bombas d’água, entre outros equipamentos;
• certificados do Auto de Vistoria dos Bombeiros.

Prestação de contas

O síndico e a administração devem prestar contas à Assembleia Geral de todas as movimentações financeiras realizadas. Para períodos longos, você pode usar o DRE (demonstrativo de receitas e despesas) e para períodos curtos, a prestação de contas.

O DRE apura todas as transações do condomínio dentro de um determinado período – geralmente de 1 ano. A prestação de contas, por outro lado, costuma ser realizada a cada mês. Enquanto a DRE é normalmente apresentada na Assembleia Geral, a prestação de contas pode ser feita em um informativo anexado ao boleto, via mural ou por e-mail.

O fundamental, tanto na DRE como na prestação de contas, é garantir total transparência em relação à destinação dos recursos dos condôminos.

Fundo de reserva

O fundo de reserva é composto a partir de uma taxa sobre o valor do condomínio pago todos os meses pelos condôminos. Normalmente, essa porcentagem equivale a 5 a 10% da cota condominial. Mas isso não é uma regra e cada condomínio pode estipular a sua porcentagem.

A contabilidade de fundo de reserva é fundamental e envolve o gerenciamento e a aplicação desse dinheiro, evitando que ele se desvalorize até o momento de uso. Também é dever do síndico gerenciar o seu uso – que apenas pode ser feito em casos emergenciais ou com previsão orçamentária aprovada em Assembleia Geral.

Tributação

Um dos temas que mais geram dúvidas em relação à contabilidade de condomínio são os impostos que devem ser pagos. Vamos ver em detalhes cada um deles?

INSS

A contribuição é referente ao financiamento das aposentadorias públicas e outras garantias, como auxílio doença, maternidade, seguro desemprego etc. O valor é de 20% sobre o pagamento dos funcionários pertencentes à folha de pagamento do condomínio, profissionais autônomos contratados e o próprio síndico.

FGTS

É referente ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e deve ser pago a todos os colaboradores com carteira assinada do condomínio. O valor é de 8% do salário do funcionário em questão e o prazo de pagamento é até o dia 7 do mês subsequente ao pagamento do salário.

PIS

Programa governamental para financiar, sobretudo, o seguro desemprego e abono salarial. O prazo de recolhimento é o mesmo do INSS e o valor é de 1% da folha – com algumas variações dependendo do estado.

Cofins

Contribuição que financia a seguridade social, com relação direta à contratação de prestadores de serviço. A cobrança não incide em percentuais, mas é representada por uma faixa fixa de R$215,05 por nota emitida.

ISS

Imposto municipal que incide sobre a prestação de serviço. Assim, o valor varia de cidade para cidade e o tipo de serviço.

CSLL

O fator gerador também é a prestação de serviço. A alíquota varia de 12% a 32% e oscila dependendo do tipo de serviço prestado.

Escrituração

Embora não exista exigência legal da contratação de um contador, o profissional habilitado é uma excelente maneira de manter sua gestão transparente e dentro das leis.

Atualmente, há uma série de ferramentas usadas para essa finalidade, como a EFD Reinf, um modo de escrituração exclusivo para a administração condominial.

Obrigações trabalhistas

Se o condomínio tem funcionários, precisa se atentar à contabilidade trabalhista. É necessário ter registro do funcionário em livro próprio (admissão e remissão), realizar corretamente a rescisão dos contratos de trabalho (quando necessário), atualizar a Carteira de Trabalho dos funcionários e a Previdência Social – CTPS.

Depois dessas dicas, já sabe tudo sobre a contabilidade de condomínio? Se você é síndico ou administrador de um condomínio e está precisando de uma ajuda na hora de organizar a contabilidade, entre em contato conosco e saiba como podemos ajudá-lo!