A emissão de nota fiscal é um dos assuntos que mais gera dúvidas nos empreendedores. Afinal, é preciso assegurar que todas as informações e processos estejam corretos, para não incorrer em dificuldades com o Fisco, multas e nem tributações indevidas.

Você não sabe como emitir nota fiscal? Confira o material completo que separamos!

Quem precisa emitir nota fiscal? Quais os tipos?

A nota fiscal tem como finalidade comprovar a venda de produtos ou serviços, seja essa venda para uma pessoa física ou jurídica. O documento presta contas e comprova as movimentações na hora de pagar impostos.

Justamente por isso, todos empreendedores devem emitir a nota fiscal ao realizar qualquer operação fiscal. Isso vale tanto para micro, como para pequenas, médias e grandes empresas.

A única exceção é o MEI, que apenas tem a obrigatoriedade de emitir nota fiscal quando prestar serviço ou fazer venda de produtos para pessoas jurídicas.

Tipos

Para saber como fazer a emissão de nota fiscal, é preciso, primeiro, conhecer os principais tipos. São eles:

• NF-e (nota fiscal de produto), usada quando é realizada a venda de produtos e a cobrança de IPI e ICMS;
• NFS-e (nota fiscal de serviço), usada quando é realizada a prestação de serviços;
• NFC-e (nota fiscal ao consumidor eletrônica), usada em substituição ao cupom fiscal. É emitida para clientes finais;
• CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), usado para reconhecer serviços de transporte de carga;
• MDF-e (manifesto de documentos fiscais eletrônicos), usada para integrar movimentações mais complexas, vinculando diferentes documentos a uma unidade de carga.

No caso do MEI que vende produtos ou serviços a pessoas físicas e está obrigado a emitir nota, as possibilidades são:

• Nota Fiscal Avulsa;
• Nota Fiscal Avulsa Eletrônica;
• Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e, NFS-e e NFC-e).

Como faço para emitir uma nota fiscal?

Toda vez que uma empresa vende um produto ou serviço, ela deve gerar um documento eletrônico contendo todas as informações fiscais da operação realizada. É a nota fiscal eletrônica.

Venda de produtos

Na venda de produtos, a Nota Fiscal Eletrônica é assinada por meio do certificado digital e enviado online para a Sefaz do estado no qual a empresa está sediada.

O órgão realiza a validação prévia do arquivo e emite a Autorização de Uso, necessária para o trânsito do produto.

Os dados da operação são disponibilizados na internet para todos que possuem a chave de acesso da NF-e e para a Sefaz do estado destinatário, no caso de remessa de produtos para outros estados.

Por fim, é gerado o Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), que tem um código de acesso e um código de barras para facilitar a checagem das informações nos postos fiscais.

O Danfe é uma representação simplificada da NF-e. E, embora não tenha valor fiscal, deve acompanhar obrigatoriamente o produto durante todo o transporte das mercadorias.

Venda de serviços

Se a empresa comercializar um serviço, a nota fiscal transmite os dados da operação para a prefeitura. A emissão da nota fiscal, no caso, é feita pelo próprio sistema da prefeitura.

Passo a passo para emissão de nota fiscal

Veja o passo a passo que elaboramos e pode te ajudar.

Passo 1: saiba qual nota você precisa emitir

Como existem vários tipos de notas fiscais, é importante entender qual é o tipo certo para sua empresa. Isso depende do que você comercializa. Entender isso é crucial, pois cada tipo de nota é emitida por um órgão diferente.

Por exemplo, as empresas que comercializam produtos, indústrias e empresas que fazem transporte entre estados e municípios, que recolhem ICMS, precisam emitir notas por meio da Secretaria de Fazenda do seu Estado. Cada Estado determina as regras para emissão.

Já as empresas de serviços, que recolhem ISS, precisam fazer a emissão de nota fiscal pela prefeitura. Geralmente, ela possui um sistema próprio e regras específicas para esse tipo de emissão.

Passo 2: adquira um Certificado Digital

Para que as notas fiscais emitidas tenham validade jurídica, será preciso um certificado digital. Ele funciona como uma espécie de assinatura digital para pessoas jurídicas, permitindo a realização de transações online com garantia de autenticidade.

A Autoridade Certificadora é quem faz a emissão desse certificado. Ela precisa ser credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). No site da ICP-Brasil, você encontra uma lista completa das empresas autorizadas a comercializar o certificado digital.

Passo 3: faça seu cadastro fiscal

Como vimos, o cadastro fiscal depende do tipo de empresa que você tem.

O comércio de produtos ou empresas que recolhem ICMS precisam se cadastrar na Sefaz do seu Estado, enquanto as empresas prestadoras de serviço que recolhem ISS devem fazer o cadastro na prefeitura.

Passo 4: escolha o software de emissão de nota fiscal

Tanto para emitir a NF-e como a NFS-e existem duas opções:

• usar um emissor gratuito e oficial do Sefaz, para NF-e, ou da prefeitura, para NFS-e;
• usar um emissor próprio integrado ao sistema do governo.

O problema é que os emissores gratuitos do governo não são integrados aos sistemas de gestão e você terá que fazer a emissão manualmente a cada venda ou de acordo com o período que funcione para seu negócio.

Empresas com grande volume de vendas podem se beneficiar mais com um emissor próprio integrado, que permite emitir as notas automaticamente.

Passo 5: emita as notas fiscais

Após ter autorização do governo, certificado digital e emissor, é hora de começar a emitir suas notas fiscais. Verifique se os seus dados estão corretos, preencha as informações do cliente, os dados da venda e faça a emissão.

Lembrando que não emitir notas fiscais é considerado crime de sonegação fiscal e é possível ter de arcar com multas que variam de 10% a até 100% sobre o valor de cada nota fiscal autuada de forma cumulativa.

Como fazer para o MEI emitir nota fiscal?

O MEI não tem obrigatoriedade de emitir nota fiscal, a não ser que faça vendas para pessoas jurídicas, ou seja, outras empresas.

Nesse caso, o MEI pode emitir:

• Nota Fiscal Avulsa (NFA), ideal para empreendedores que não realizam operações de vendas com muita frequência, já que o documento é emitido individualmente;
• Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFA-e), é a mesma nota que a anterior, porém, emitida de forma eletrônica;
• Nota Fiscal Eletrônica (NFe), emitida da mesma forma que uma empresa não-MEI realiza a operação;
• Nota Fiscal de Venda ao Consumidor, destinada para a venda de mercadorias e que pode ser preenchida manualmente, desde que haja autorização da Secretaria da Fazenda Estadual.

Para o MEI fazer a emissão de notas fiscais é muito simples. Se você vende produtos, precisará solicitar autorização da Sefaz do seu Estado. Caso comercialize serviços, a autorização precisa ser solicitada na Prefeitura.

Após essa autorização, será preciso adquirir um Certificado Digital e um software emissor, ou usar os emissores gratuitos.

Mesmo com todas essas dicas, está com dificuldades com a emissão de nota fiscal? A Exacon pode te ajudar. Entre em contato com nossos especialistas.