A contabilidade para dentistas é essencial, capaz de assegurar mais tranquilidade na hora de gerir o consultório, sabendo que as obrigações fiscais e trabalhistas estão em dia. Além disso, uma boa assessoria contábil ajuda a enquadrar corretamente o seu consultório, pagando menos impostos (dentro da lei).

Assim como outros setores da saúde, a odontologia tem alguns quesitos que precisam ser observados quando o assunto é contabilidade. Para lhe ajudar, montamos este conteúdo com todas as dicas e orientações. Confira!

Como fazer a contabilidade de um dentista?

Fazer a contabilidade para dentistas é um assunto que exige bastante conhecimento, por isso é de suma importância que você tenha um contador que conheça a área. Veja as dicas que separamos.

Atuação como PJ ou PF

O primeiro passo é entender se você irá atuar como pessoa jurídica ou pessoa física (autônomo).

Caso vá atuar como pessoa física, você precisará manter o livro caixa sempre atualizado e precisará se atentar ao Carnê Leão. Nessa opção, é possível usar as despesas do consultório para abater no Imposto de Renda. Contudo, os valores dessa tributação podem ser mais altos (variando de 7% a até 27,5% dependendo da sua renda).

Já para atuar como pessoa jurídica, você precisará de um CNPJ e fará a abertura de uma empresa. Atuar como PJ tem muitos pontos positivos, como a possibilidade de emitir notas fiscais, ter acesso a empréstimos e crédito para empresas (com condições melhores), poder ter uma conta bancária para empresa, se a clínica tiver mais de 2 cadeiras você poderá trabalhar com planos, redução no imposto sobre funcionários etc.

Regime tributário

Se você decidir trabalhar como PJ, se profissionalizando, após a abertura do CNPJ, será preciso definir o regime tributário do seu novo negócio. É o regime que define como sua empresa será tributada e quais impostos deverá pagar (a alíquota de cada um deles).

Basicamente, temos 3 opções: Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. A escolha deve considerar diferentes fatores, como o faturamento da empresa e a quantidade de funcionários.

No Simples Nacional, você irá pagar todos os tributos em uma só guia, trazendo mais facilidade na hora de gerir a contabilidade. Contudo, como a profissão de dentista é prestador de serviço, você poderá ser enquadrado no Anexo III ou no Anexo V. Cada um desses anexos possui uma alíquota diferente.

O que irá determinar em qual anexo você irá se enquadrar é o Fator R que, entre outras coisas, considera a sua folha de pagamento. Então, em alguns casos, os dentistas podem acabar pagando mais impostos no Simples do que no Lucro Presumido. Por isso, a assessoria de um contador é tão importante.

Além disso, o Simples possui o limite de faturamento de R$4,8 milhões por ano.

No Lucro Presumido, o percentual de tributação é definido pelo governo e os impostos são calculados com base na alíquota de presunção e no faturamento. Em geral, para dentistas, essa alíquota varia de 13,33% a 16,33%, dependendo do município onde você se encontra.

No Lucro Real, os tributos são calculados a partir do lucro da empresa, com alíquotas que variam mensalmente. Esse é um dos regimes mais complexos e geralmente só é usado por grandes empresas, com faturamento bem alto.

Obrigações fiscais e acessórias

Se você for atuar como PJ, ainda precisará considerar as obrigações fiscais, como: escrituração contábil, emissão de notas fiscais, folha de pagamento e DMED.

É importante lembrar que o DMED (Declaração de Serviços Médicos e de Saúde) é obrigatória para todos os que atuam no setor de saúde. Ela é uma declaração anual que registra todos os serviços prestados no consultório.

A Receita usa essas informações para cruzar os dados com as declarações do IR, combatendo a prática de emitir recibos falsos para que os pacientes usem no abatimento do IR.

Também é preciso fazer o envio das obrigações acessórias do consultório, como: DAS (para os optantes do Simples), SPED Fiscal ICMS/IPI, SPED contribuições, GIAS, DCTFs, DIRF, escrituração das notas como tomador de serviços etc.

Obrigações trabalhistas

Caso o seu consultório tenha funcionários, será preciso, ainda, se atentar às obrigações trabalhistas, ou seja, as relacionadas à contratação e demissão de funcionários, além do pró-labore (o salário dos sócios).

No caso do pró-labore, será preciso reter 11% do INSS, sendo que o valor precisa ser informado junto com as obrigações acessórias dos demais funcionários.

Na hora de fazer o pagamento do salário e das obrigações acessórias, é preciso fazer a retenção do INSS e do FGTS sobre a folha de pagamento e enviar as declarações acessórias como SEFIP, CAGED, RAIS e DIRF.

Caso haja demissão e admissão dos funcionários, esses processos precisam estar de acordo com a CLT.

Como fazer o livro caixa de dentista?

Quem vai trabalhar como pessoa física, precisa se atentar à questão do Livro Caixa para dentista. Ele nada mais é do que um livro contábil usado para registrar todos os movimentos financeiros do seu consultório ou da sua atuação como pessoa física.

Você usará esses dados para fazer a declaração do Imposto de Renda, por isso a informação tem de ser precisa.

Para quem atua como pessoa física, o Livro Caixa é indispensável, assim como também é obrigatório para quem tem uma empresa pelo Simples Nacional. Em outros casos, ele pode ser facultativo.

O que incluir

Nesse documento você deve registrar todas as entradas e saídas de dinheiro do seu consultório. Assim, o preenchimento deve ser diário, descrevendo os pagamentos recebidos e também as despesas.

Você pode anotar a quantia de cada recebimento e como foi feito o pagamento (cartão de crédito, débito, PIX, dinheiro, transferência bancária, WhatsApp Pay etc.). As despesas também precisam ser detalhadas, tornando mais fácil na hora de deduzir esses valores do seu IR.

Como incluir

Para facilitar a organização, crie colunas no seu Livro Caixa, incluindo: a data da movimentação, a descrição (despesa ou receita), a natureza do recebimento, a forma de pagamento, identificação do cliente ou fornecedor e outras informações.

Por exemplo, nas despesas, você pode rotulá-las como fixas ou variáveis. Se estiver pagando parcelado, pode indicar qual é a parcela do total. Nas receitas, também pode incluir essa distinção, no caso dos recebimentos parcelados.

Faça um registro cronológico, começando da movimentação mais antiga para a mais recente.

Despesas dedutíveis

Algumas despesas podem ser deduzidas do seu IR. Por exemplo:

• aluguel de imóvel do consultório;
• IPTU do consultório;
• conta de água e energia elétrica;
• plano de telefone e internet;
• materiais de limpeza;
• insumos e ferramentas odontológicas;
• materiais de escritório e papelaria;
• honorários contábeis;
• cursos, congressos e CRO.

Como funciona o Carnê-Leão para dentista?

O Carnê-Leão é obrigatório para os dentistas que atuam como pessoa física. Ele é o recolhimento antecipado dos impostos, para que você fique em dia com a Receita Federal.

Assim, se você atua como pessoa física e recebe mais de R$1.998 por mês, sem retenção de renda, precisa usar o Carnê-Leão para declarar sua renda.

Para isso, é preciso se cadastrar no Portal e-CAC, e, por meio dele, realizar o cálculo do imposto devido, considerando as alíquotas do IRPF.

Basicamente, o Carnê-Leão irá funcionar como o seu livro caixa. Então, você deverá incluir todas as movimentações financeiras do seu consultório. Além dos recebimentos, você também deve colocar os gastos que teve para manter sua operação.

A boa notícia é que o programa, automaticamente, realiza as deduções, considerando as despesas que você teve no período, para gerar o DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais).

Se você atua como pessoa jurídica ou tem vínculo empregatício com alguma empresa, está dispensado de realizar o Carnê-Leão, ok?

Vale lembrar que, para os profissionais autônomos que atuam como pessoa física, o preenchimento do Carnê-Leão não isenta do pagamento do Imposto de Renda. Pelo contrário, ele é um complemento. Você deve preencher o Carnê-Leão todos os meses e fazer o pagamento dos impostos também mensalmente.

Se você não fizer o preenchimento do Carnê-Leão pode cair na malha fina e receber uma multa que varia de 20 a até 150% do imposto devido. E, em casos de sonegação, estará sujeito a sofrer um processo por evasão fiscal, com pena de 2 a até 5 anos de prisão.

Já deu para notar que a contabilidade para dentistas é extremamente importante, não é mesmo? Por isso, quando for buscar um contador, avalie se o escritório está acostumado a lidar com esse setor e possui clientes na área, assegurando conhecimento técnico específico.

Gostou das nossas dicas? Procurando por um contador para seu consultório? Entre em contato com nossos especialistas e saiba como podemos ajudá-lo!