Dentre as funções do departamento pessoal de uma empresa, a contabilização da folha de pagamento é uma das mais importantes, mas também é a que gera mais dúvidas e demanda mais atenção.
A folha de pagamento, além de ajudar o colaborador a entender seu pagamento e descontos, tem uma função muito importante para a organização da contabilidade da empresa e cumprimento de obrigações fiscais e trabalhistas.
Todo final de mês é a mesma coisa: recursos humanos ou o departamento administrativo, precisam realizar vários cálculos para fazer o fechamento e entregar a contabilização da folha de pagamento de todos os colaboradores.
Para que sua empresa esteja em dia com a contabilização da folha de pagamento, preparamos este artigo com as principais dicas que você precisa saber!
Boa leitura!
Qual a importância da contabilização da folha de pagamento?
A folha de pagamento deve ser emitida para todos os colaboradores da empresa mensalmente, de acordo com a obrigatoriedade descrita no Decreto 3.048/99, sendo um documento que garante que sua empresa está em dia com as obrigações trabalhistas e com o pagamento de encargos.
É comum, no entanto, que as empresas direcionem a emissão da folha de pagamento para o departamento de RH ou administrativo da empresa, que não possuem conhecimento sobre as obrigações contábeis em torno da folha de pagamento.
Por isso, é importante que a contabilização da folha de pagamento seja realizada por um time de especialistas, garantindo que a prestação de contas de todas as movimentações financeiras de pagamentos a funcionários sejam devidamente realizadas. Evitando que a empresa seja autuada, multada ou até mesmo processada
Dicas para realizar a contabilização da folha de pagamento
Para garantir que a contabilização da folha de pagamento seja realizada de forma correta, veja a seguir algumas dicas:
Defina a categoria dos colaboradores
As convenções coletivas servem como base para calcular a folha de pagamento, por isso é essencial conhecer a categoria que cada colaborador se encaixa.
Considere todas as horas trabalhadas
É fundamental fazer uma análise de todas as horas trabalhadas pelo colaborador, bem como as faltas, atrasos e atestados médicos. Isso evita equívocos no valor final do cálculo.
Impostos e encargos
Garantir que os impostos e encargos sejam pagos corretamente, coloca a empresa em situação legal com a Receita. Sem o recolhimento correto de FGTS, INSS e IRRF, o colaborador fica impedido de solicitar sua aposentadoria.
Benefícios
Além dos benefícios legais, devem ser considerados os demais que são oferecidos pela empresa. A contabilização da folha de pagamento deve considerar os conhecidos “descontos” para chegar ao valor líquido que deve ser pago ao colaborador.
Como garantir a contabilização correta da folha de pagamento
A folha de pagamento é um documento que merece muita atenção e não somente para garantir o cumprimento de questões legais, mas também para construir uma boa relação com os colaboradores da empresa.
A Exacon é um escritório de contabilidade com um time de contadores especialistas e está pronta para ajudar sua empresa a garantir que a contabilização da folha de pagamento seja realizada da forma correta.
Não fique na dúvida se a folha de pagamento está sendo feita corretamente, conte com a gente!
